Huishoudelijk Reglement Heemkundige Studiekring Halsteren-Lepelstraat

Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering de dato 20 april 2006.


NAAM. (Art. 1 v.d. Statuten)

Artikel 1.

Op geschriften of drukwerken kan de naam “HALCHTERTH” worden gebruikt, al of niet met de afbeeldingen van het wapen van Breda, het wapen van Berthout en het wapen van Halsteren.Dergelijke geschriften dienen tevens de statutaire naam van de vereniging te bevatten.


DOEL. (Art. 2 v.d. Statuten)

Artikel 2.

Jaarlijks zal in de algemene jaarvergadering het beleid van de vereniging voor het lopende jaar in hoofdlijnen worden  vastgesteld


LEDEN. ( Art. 4 en 5 v.d. Statuten)

Artikel 3.

1) Gewone leden zijn natuurlijke personen van 18 jaar of ouder of rechtspersonen.Juniorleden zijn natuurlijke personen jonger dan 18 jaar.

2) Leden hebben het recht de algemene ledenvergadering bij te wonen en gewone leden hebben stemrecht.

3) Voor de benoeming tot erelid of lid van verdienste is het lidmaatschap van de vereniging geen vereiste.

4)

a) De beslissing van het bestuur, of een kandidaat al dan niet als lid van de vereniging wordt toegelaten, dient schriftelijk te worden vastgelegd.

b) De secretaris geeft van de beslissing tot het niet toelaten van een kandidaat zo spoedig mogelijk schriftelijk kennis aan betrokkene. Het bestuur kan besluiten, dat de motivering welke tot deze beslissing heeft geleid, niet ter kennis van de afgewezen kandidaat wordt gebracht.

c) Tenzij redenen van algemeen belang dan wel redenen van persoonlijk belang zich daartegen verzetten, zal bet bestuur, bij beroep van de afgewezen kandidaat ingevolge artikel 5.4. van de statuten, zo nodig kennis geven van de motieven welke tot de afwijzende beslissing hebben geleid.


Einde VAN HET LIDMAATSCHAP (Art. 6.1 en 6.5 v.d. Statuten)

Artikel 4.

1. Schriftelijke opzegging van het lidmaatschap bij de secretaris dient te geschieden voor 1 januari van het betreffende jaar.

2. Tenzij de betrokkene bij de algemene ledenvergadering en de besluitname omtrent zijn beroep tegen de ontzetting uit het lidmaatschap aanwezig is, geeft de secretaris zo spoedig mogelijk schriftelijk kennis van het genomen besluit.



GELDMIDDELEN EN EIGENDOM. (Art. 7 v.d. Statuten)

Artikel 5.

1)

a) In de algemene jaarvergadering dienen de contributies voor de leden te worden vastgesteld.

b) Buiten de gemeente Bergen op Zoom wonende leden betalen een toeslag voor de portokosten. Dit bedrag wordt door de leden in de jaarvergadering vastgesteld.

2) Het bestuur wijst iemand aan, die belast wordt met het beheer van de goederen, welke als gebruiksmiddel in eigendom of ten dienste van de vereniging zijn.

3)

a) Het beheer van de goederen zal geschieden door de werkgroepen, afhankelijk van de aard van het voorwerp. Het groepshoofd wijst, in overleg met het bestuur, een beheerder aan.

b) Alle goederen, welke het onverdeeld eigendom van de vereniging zijn, dienen te worden geregistreerd. Hetgeen tot de taak van de beheerder(s) behoort

c) De roerende en onroerende goederen, geen gebruiksmiddel zijnde en niet specifiek behorende tot een werkgroep, zullen beheerd worden door een conservator. Deze conservator wordt door het bestuur aangewezen.

d) Elke werkgroep dient een beheerplan op te stellen van het geregistreerde. Dit plan dient ter goedkeuring  aan de vereniging te worden voorgelegd. En wordt als supplement aan het Huishoudelijk Reglement toegevoegd.

4) Bij schenkingen van goederen aan de vereniging dient een overeenkomst te worden gesloten, waaruit blijkt, dat de vereniging de schenking in eigendom aanvaardt en dat de schenker afstand doet van het eigendom.

5)

a) Bij schenking met een waarde van minder dan € 50,- is elk lid gerechtigd een schenkingsovereenkomst te sluiten.

b) Bij schenking met een waarde tussen de € 50,- en € 500,- zal het bestuur de schenkingsovereenkomst sluiten dan wel sanctioneren.

c) Bij schenking van hogere waarde dan € 500,-- sluit het bestuur de schenkingsovereenkomst na toestemming van de algemene ledenvergadering.

6) Aan de vereniging in bruikleen gegeven goederen worden beheerd door het bestuur.


RECHTEN EN PLICHTEN. (Art. 9 en 10 v.d. Statuten)

Artikel 6.

1. Het bestuur zal als regel hanteren, dat van alle faciliteiten en eigendommen van de vereniging gebruik gemaakt kan worden door de leden, tenzij dit redelijkerwijs is voorbehouden aan bepaalde personen, functionarissen of werkgroepen. Er dient rekening gehouden te worden met het betreffende beheersplan.

2. De leden  mogen evenwel de faciliteiten en eigendommen -zowel de materiele als de immateriële - niet aanwenden of doen gebruiken voor commerciële doeleinden. Indien de wens daartoe bestaat, zal de algemene ledenvergadering daarvoor -al of niet onder voorwaarden - tot toestemming dienen te besluiten.

Artikel 7.

1. De algemene ledenvergadering kan het bestuur machtigen tot het bedingen van rechten en het aangaan van verplichtingen van beperkte omvang. Dit, tot de algemene ledenvergadering deze machtiging intrekt.

2. In de algemene jaarvergadering kan het bestuur worden gemachtigd tot het doen van financiële transacties, waarvoor een maximaal bedrag per transactie dient te worden vastgesteld.



BESTUUR. (Art. 11 v.d. Statuten)

Artikel 8.

Met inachtneming van hetgeen hieromtrent in de statuten is bepaald, zal het bestuur bestaan uit leden, die elk minstens de leeftijd van 18 jaar bereikt moeten hebben.Door het bestuur zal in onderling overleg voor elk bestuurslid een taakomschrijving worden vastgesteld, die ter kennis dient te worden gebracht van de leden.


BESTUURSMACHT. (Art. 12 v.d. Statuten)

Artikel 9.

1) Interne commissies.. De taak en werkwijze van een commissie wordt vastgesteld in een reglement, dat door bestuur en commissie wordt opgesteld. Hierin dienen tenminste te worden vermeld de datum van instelling, het doel, de samenstelling, de verhouding tot het bestuur en de werkwijze van de commissie.Permanente commissies brengen minstens eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Tijdelijke (ad hoc-)commissies brengen schriftelijk verslag uit na beëindiging van hun taak.De samenstelling van de commissies wordt geregeld door het bestuur. De commissieleden regelen zelf de verdeling van de taken, tenzij bij de instelling anders is bepaald.

2) Externe organisaties.De Vereniging kan hierin vertegenwoordigd worden door één of meer aangewezen leden. Deze organisaties moeten een relatie hebben met de doelstellingen van de Heemkundige Studiekring Halsteren-Lepelstraat.

Artikel 10.

1. De algemene ledenvergadering kan besluiten tot het instellen van werkgroepen. Deze werkgroepen zijn geen commissies in de zin van artikel 12.3 van de Statuten.

2. De werkgroepen zijn bedoeld als bundeling van personen en activiteiten, gericht op een specifiek onderdeel van de doelstelling van de vereniging.

3. De taak en werkwijze van een werkgroep worden eveneens in een reglement vastgelegd, door bestuur en werkgroep samengesteld. De werkgroep kiest uit haar midden een groepshoofd.

4. Uitsluitend leden van de kring kunnen lid worden van een werkgroep.

5. Elke werkgroep kan gebruik maken van de vergaderruimtes van de kring waarbij de richtlijnen van het gebruik van de vergaderruimtes van toepassing zijn.

6. De groepshoofden hebben minimaal 2 maal per jaar gezamenlijk overleg met het bestuur.


AGENDA VAN DE ALGEMENE JAARVERGADERING (Art. 16 v.d. Statuten)

Artikel 11.

De agenda van de algemene jaarvergadering bevat naast het gestelde in artikel 16 van de statuten voorts zaken, welke ingevolge het huishoudelijk reglement jaarlijks geregeld dienen te worden. De Kascommissie bestaat uit twee leden die door de Algemene Jaarvergadering worden benoemd. De zittingsduur is maximaal twee jaar. Ieder jaar dient één van de leden af te treden.



BESLUITVORMING IN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING. (Art. 18 v.d. Statuten.)

Artikel 12.

Terstond nadat de beraadslaging over een voorstel is gesloten, wordt zonodig tot schriftelijke stemming overgegaan.Stemming bij acclamatie kan alleen plaats vinden, als geen der stemgerechtigden een schriftelijke stemming wenst.

Artikel 13

Bij schriftelijke stemming worden door de voorzitter twee leden aangewezen als stemopnemers. De stembriefjes worden verzameld; de stemopnemers controleren of het aantal stembriefjes gelijk is aan het aantal uit te brengen stemmen. Is dat niet het geval, dan worden de stembriefjes, zonder te zijn geopend, vernietigd. Vervolgens wordt een nieuwe stemming gehouden.


SLOTBEPALING. (Art 21 v.d.Statuten)

Artikel 14.

Besluiten, door de algemene ledenvergadering genomen, dan wel bestuursbesluiten, door de algemene ledenvergadering gesanctioneerd, die periodiek repeteren of van algemene gelding zijn, komen op een aparte lijst. Deze lijst wordt geacht deel uit te maken van het huishoudelijk reglement.De noodzakelijk geachte algemene besluiten kunnen periodiek aan het huishoudelijk reglement worden toegevoegd.Aanvulling, wijziging en vaststelling van het Huishoudelijk Reglement geschiedt bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen op de algemene jaarvergadering.